Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря 

Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря. В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. Содержание включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника. В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.

Первый раздел инструкции: старт работы

Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.

Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.

Должностная инструкция офис включает следующие положения.

  1. Должность относится к группе технических исполнителей.
  2. Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
  3. Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
  4. Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы – минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
  5. В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).

В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.

Что входит в должностные обязанности секретаря

На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.

Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.

  1. Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
  2. Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
  3. Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
  4. Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
  5. Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
  6. Организация телефонных переговоров руководства.
  7. В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
  8. Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
  9. Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
  10. Контроль соблюдения распоряжений руководства.
  11. Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
  12. Прием посетителей.
  13. Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
  14. Копирование документов на ксероксе.
  15. Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
  16. Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
  17. Поддержание порядка на своем рабочем месте.
Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.

Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.

Продолжение инструкции: перечень прав секретаря

Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.

  1. Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
  2. Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
  3. Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
  4. Принятие решений в своей зоне ответственности.

Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.

Заключительный раздел – ответственность

В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.

  1. Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
  2. Нарушение должностной инструкции.
  3. Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
  4. Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.

В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.

Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности. В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей. Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.

Должностная инструкция секретаря

Образец должностной инструкции секретаря-референта

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *