Образец ответа на претензию о погашении задолженности

Важная составляющая отношений с клиентами и деловыми партнерами – грамотное составление ответа на претензию. Этот документ указывает на добросовестность организации и ее желание продолжать сотрудничество. Также написанный в вежливой форме и в соответствии с требованиями закона ответ на претензию по оплате задолженности поможет решить вопрос, не доходя до судебного разбирательства. В конце статьи можно скачать примерный образец. Сначала рассмотрим общие правила оформления бланка.

Правила составления ответа

Для написания ответа на письмо о погашении задолженности рекомендуется использовать фирменный бланк организации. Если таковой не предусмотрен, можно взять обычный лист формата А4. Чтобы документ имел официальный вид, необходимо внести реквизиты юридического лица.

Важно! Письмо должно быть заверено подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

Чаще всего ответ направляется по почте. Делается это заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

У получателя есть три варианта, как ответить на претензионный документ.

  1. Удовлетворить. В таком случае в ответе будет указано, что направленная поставщиком претензия принята, выдвинутые в ней финансовые требования оправданны и будут выполнены в указанный срок и в установленном объеме.
  2. Удовлетворить частично. Здесь заявление признается частично, а контрагенту направляется письмо с предложением другим условий.
  3. Отказать. Это актуально в случаях, когда требования контрагента о возврате выплат не обоснованы ввиду пунктов договора или положений закона. В ответе нужно указать конкретные ссылки на статьи, результаты экспертиз и прочие документы. В конце уместно предложить адресату обратиться в суд.

При написании ответа основная задача – отразить мнение касательно полученной от второй стороны документации и довести принятое решение до контрагента.

Нюансы в отношении претензий по оплате задолженности

В каких случаях направляется претензия по оплате задолженности? Она адресуется лицу, не выполнившему своих финансовых обязательств и ставшему должником ввиду отсутствия оплаты за предоставленные товары, услуги или выполненные работы.

Стоит заметить, что отсутствие своевременного ответа может стать толчком для обращения контрагента в суд. Поэтому предпочтительно написать грамотное письмо и сделать это в срок.

Важно! Срок написания ответа составляет от 10 до 30 дней с даты получения претензии.

Как правило, от получателя ожидается:

  • погашение сформировавшейся задолженности в установленный срок;
  • гарантия того, что задолженность будет ликвидирована.

С учетом указанных выше пунктов и нужно составлять ответное письмо.

Общий план составления документа

Идеальный ответ предусматривает продолжение сотрудничества с контрагентом, направившим претензию. Хотя для документа не предусмотрена конкретная форма, он составляется по общему плану.

Ответа на претензию по оплате задолженности образец включает следующие пункты:

  1. Наименование организации-должника, ФИО руководителя.
  2. Место и дата написания ответа.
  3. Реквизиты (номер и дата) претензии, на которую готовится ответ.
  4. Переход к основному тексту. Указывается, что претензия была принята, и по ней вынесено решение.
  5. Основной текст. Может быть принято решение о незамедлительном погашении долга либо установлен срок, в который будет выплачена недостающая часть. Уместно указать, по какой причине образовалась задолженность. Еще один хороший жест – принести извинения.
  6. Подпись руководителя организации.

В некоторых случаях бланк заверяется печатью. Так как это часть документооборота с контрагентом, следует зарегистрировать письмо в журнале для исходящих документов.

Что стоит включить в ответ управляющей компании

Претензии по оплате задолженности нередко направляются управляющими компаниями. Что рекомендуется сделать получателю?

  1. Стоит уточнить, за какой конкретно период образовалась задолженность.
  2. Запросить детализацию долга: по каким выплатам он образовался и ввиду чего (роста тарифной ставки, показаний приборов учета и так далее).
  3. Выяснить, почему претензия направляется именно в это время.

В такой ситуации стоит включить в текст ссылку на постановление Правительства РФ №731 от 23.09.10 г., где вводится стандарт на раскрытие информации управляющими компаниями.

В каких случаях требования отклоняются

Как уже упоминалось, у получателя претензии есть три варианта, как на нее отреагировать. Но когда должник может отклонить предъявленные требования?

Рассмотрим 4 основания.

  1. Неисполнение обязательств произошло не по вине должника. Подобные случаи имеются в виду в пункте договора «Обстоятельства непреодолимой силы».
  2. Неисполнение обязательств произошло по вине ситуации, которая, хотя и не относится к форс-мажорным, не поддается контролю.
  3. Неверно указан получатель.
  4. Требования, предъявленные контрагентом, незаконны или не были прописаны в договоре.

В некоторых случаях, даже несмотря на грамотно составленный ответ на претензию, не удается избежать судебного разбирательства. Но сам факт, что документ был направлен в установленный срок, станет для должника дополнительным плюсом. В противном случае ему пришлось бы компенсировать все судебные издержки даже в случае решения в его пользу.

Предпочтительно отправлять бланк почтой. Тогда будет очень легко доказать факт отправления документа и его получения второй стороной. Это отражается в уведомлении о вручении.

Таким образом, ответ на претензию – это часть современного бизнеса. Документ нужно оформлять в соответствии с установленными нормами, включать ссылки на закон и на пункты договора. Разумно признать наличие задолженности и принести свои извинения. Должнику будет полезно указать причину несвоевременной оплаты услуг. Далее можно скачать образец ответа на претензию. Но это лишь пример, за подробной информацией стоит обратиться к юристу.

Ответ на претензию по оплате задолженности за коммунальные услуги

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *